Veel organisaties draaien hun rapportages op Excel. Het werkt, totdat het niet meer werkt. Elke maand dezelfde bestanden samenvoegen, formules die niemand meer durft aan te passen, versies die door elkaar lopen, en een controller die dagen kwijt is aan rapporteren in plaats van analyseren. De stap naar Power BI ligt voor de hand. De vraag is: kun je dat zelf, of heb je een specialist nodig?

Signalen dat Excel zijn grens bereikt

• Rapportages kosten dagen handwerk, elke maand opnieuw.
• Bestanden zijn traag of lopen vast door de hoeveelheid data.
• Niemand weet welke versie klopt.
• Eén persoon begrijpt het bestand, en als die op vakantie is, staat alles stil.
• Managers willen zelf kunnen doorklikken, in plaats van te wachten op een nieuw overzicht.

Wat Power BI oplevert

• Rapportages die zichzelf verversen vanuit de bronsystemen.
• Eén datamodel waar iedereen dezelfde cijfers uit haalt.
• Dashboards waarin managers zelf kunnen filteren en doorklikken.
• Rechten per gebruiker: iedereen ziet wat hij mag zien.

Kun je het zelf?

Power BI is laagdrempelig om te beginnen. Een handige collega bouwt snel een eerste rapport. Het risico zit in wat daarna komt: tientallen losse rapporten, elk met een eigen databron en eigen berekeningen. Dan heb je hetzelfde probleem als in Excel, alleen in een ander programma.

Zelf doen kan als: het om een paar eenvoudige rapportages gaat, met weinig bronnen en een collega die zich erin wil verdiepen.

Een specialist is verstandig als:

• er meerdere bronsystemen zijn, zoals ERP, CRM en planning;
• de rapportages door veel mensen gebruikt gaan worden;
• de cijfers bestuurlijk of extern gebruikt worden;
• je wilt dat het vanaf het begin schaalbaar en beheersbaar is.

Welke specialist?

• Een Power BI consultant voor een afgebakende migratie of opbouw, tijdelijk.
• Een Power BI specialist als je de omgeving blijvend wilt doorontwikkelen en beheren.
• Een data engineer als de data uit veel systemen komt en eerst betrouwbaar samengebracht moet worden.

Hoe pak je de overstap aan?

1. Begin bij de beslissingen, niet bij de bestaande Excel-sheets. Welke informatie heeft het management echt nodig?
2. Leg definities vast. Wat is omzet, wat is een klant, welke periode?
3. Bouw één gedeeld datamodel in plaats van losse rapporten.
4. Migreer stap voor stap, en laat Excel en Power BI een periode naast elkaar lopen om te controleren.
5. Regel beheer en rechten voordat het aantal gebruikers groeit.

Hoe Hyrion helpt

We bepalen samen of je een tijdelijke consultant, een vaste specialist of eerst een data engineer nodig hebt, en zoeken daarna gericht in ons BI-netwerk.

Veelgestelde vragen